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5 dicas para evitar multas de software

O Compliance nas áreas de TI, Tributária e Financeira estão cada vez mais complexos e com necessidades de melhorias e incrementos, por isso, perguntamos se você tem dado atenção a sua gestão de licenças de software? Não? Então é para você as dicas que seguem no nosso artigo.

As multas quanto aos ativos de software destroem os orçamentos das empresas, e é claro que não é orçado um valor para multas por não conformidade, correto?

Quase todos os softwares têm um custo, uma licença para uso. Mas quais são os principais erros que antecedem as multas? O que leva uma empresa a ser multada?

 

1 – Ausência de um controle automático de descoberta de softwares

Um controle automático na descoberta de softwares é apenas 20% de todo o processo. Não acredite em ferramentas que identificam seus próprios produtos, pois há divergências no inventário dos próprios produtos. Tenha independência. Existem ferramentas gratuitas e com qualidade, mas a implementação deve ser bem realizada ou os 20% do controle podem chegar a menos de 10% de assertividade.

 

2 – Ausência de um processo bem estabelecido na identificação, na classificação e na renovação de ativos de software

O restante do processo de gestão de software, 80%, é o processo bem estabelecido, que é responsável pelo sucesso ou não da gestão de ativos. A contratação e o desligamento de colaboradores devem estar contemplados no processo de gestão de ativos; caso contrário, haverá uma perda de softwares já adquiridos. A ferramenta identifica, mas quem sabe se é devido possuir o software ou não é o processo bem estabelecido.

3 – Acreditar que uma licença de qualquer software serve para qualquer ambiente

Os softwares foram desenvolvidos para ambientes específicos, poucos o foram para ambientes genéricos. Já comparou o preço de uma licença para desktop com o preço de uma para servidores? A de servidores tende a ser mais cara. Porém, é possível instalar a de um desktop em um servidor? Sim, será pago mais “barato”, mas não é o correto. Quando houver auditoria certamente terá problema.

 

4 – Delegar a gestão dos ativos a pessoal não qualificado e com auxílio de planilhas eletrônicas “mágicas”

Controlar os softwares não é igual a contar carneirinhos quando está sem sono; engana-se quem pensa assim (infelizmente ainda muita gente). As variáveis são inúmeras e dependem do tipo de contrato. Uma pessoa sem qualificação ou experiência vai contabilizar no 1, 2, 3 e vai ser surpreendido quando houver alguma auditoria. Sabe aquela planilha que já existe há 5 anos e é sempre acrescida de quantidade de softwares e fica “atualizada”? Cuidado com ela!

 

5 – Acreditar na auditoria de quem vende o software

Algumas empresas recebem anualmente, um pouco antes da renovação dos contratos, um vendedor dos fabricantes ou até mesmo um parceiro que também vende o software. No geral a conversa é baseada no acréscimo de softwares já existentes e consideram que se a empresa cresceu 5% ela precisa de mais 5% de novos softwares.

Não há relação direta no crescimento da empresa com a quantidade de produtos a serem renovados. Em outros casos há também a compra baseada no consultor vendedor: após uma auditoria a empresa consulta o vendedor que gerencia a conta e ele ratifica os valores auditados e vende mais licenças. Acho incrível tamanha falta de ética. Quem vende software é suspeito para auditar ou validar um trabalho de auditoria.

 

Fique atento e mantenha-se atualizado. Opte por consultores independentes, procure obter o máximo de informações das ferramentas utilizadas, esteja atualizado e com os contratos bem entendidos e descritos, melhore seus processos e controles no combate à falta de gestão dos ativos de TI.

Luis Alex Vieira é sócio da consultoria Hands-on Solutions.

Autor: Equipe Hands-on Solutions